Istilah 'alat manajemen proyek' mengacu pada alat yang membantu tim atau individu untuk mengatur dan mengelola tugas dan proyek mereka dengan lebih baik. Ini bukan untuk manajer proyek saja. Alat-alat ini menyediakan berbagai penyesuaian yang membuatnya berguna untuk semua jenis tim. Mereka membantu dalam merencanakan, berkolaborasi, mendokumentasikan, dan mengevaluasi berbagai proyek yang ada.
WBS vs Rencana Proyek
Perbedaan antara WBS dan Rencana Proyek adalah bahwa WBS memperhitungkan keseluruhan proyek. Di sisi lain, rencana proyek memperhitungkan sebagian kecil dari keseluruhan proyek. Pada dasarnya, WBS membagi proyek menjadi bagian-bagian kecil. Untuk masing-masing bagian ini, rencana proyek dibuat.
WBS adalah singkatan dari struktur rincian kerja. Ini membentuk inti dari perencanaan proyek dan digunakan oleh manajer proyek untuk membagi proyek utama menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Dalam hal ini, pekerjaan direpresentasikan secara hierarkis dan visual untuk memahami pekerjaan yang ada dengan lebih baik. Proyek dapat dibagi menjadi proyek parsial, paket pekerjaan, dan kiriman.
Rencana proyek memberikan kerangka kerja yang luas yang bertindak sebagai dasar dari semua perencanaan lebih lanjut. Ini adalah dokumen yang dibuat dengan alat pengolah kata dan disetujui secara resmi. Penggunaan utamanya adalah untuk mendokumentasikan asumsi perencanaan dan memfasilitasi komunikasi di antara berbagai pemangku kepentingan proyek. Ini juga berisi ilustrasi untuk membantu dalam visualisasi aspek-aspek kunci.
Tabel Perbandingan Antara WBS dan Rencana Proyek
| Parameter Perbandingan | WBS | Rencana proyek |
| Cakupan | Berurusan dengan seluruh proyek | Berurusan dengan bagian proyek yang lebih kecil |
| Urutan penciptaan | Sebelum proyek disetujui | Setelah persetujuan proyek |
| Tujuan penciptaan | Menunjukkan skala proyek dan biayanya | Untuk mengatur jadwal praktis untuk pembuatan setiap bagian |
| Fokus | Ini berfokus pada seluruh anggaran. | Ini berfokus pada biaya untuk setiap bagian proyek agar tetap sesuai anggaran |
| Jenis alat | Alat berorientasi hasil | Alat berorientasi aksi |
Apa itu WBS?
Struktur Perincian Kerja adalah teknik produktivitas umum yang membantu membuat pekerjaan yang ada lebih mudah didekati dan dikelola. Ini memecah pekerjaan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan berfungsi sebagai dokumen manajemen proyek yang sangat berguna. Itu sendiri mengintegrasikan biaya, ruang lingkup, dan jadwal untuk keseluruhan proyek.
WBS didefinisikan oleh Project Management Institute (PMI) sebagai penguraian pekerjaan berdasarkan hierarki yang akan dilaksanakan oleh tim penanganan proyek. Ini terdiri dari dua jenis: 1. Berbasis deliverable dan 2. Berbasis fase. Yang pertama adalah pendekatan yang paling disukai dan juga umum.
WBS menguraikan proyek utama menjadi proyek parsial, paket pekerjaan, dan kiriman. Paket pekerjaan adalah bagian dari perencanaan tingkat terendah yang ditugaskan kepada individu. Berbagai paket pekerjaan bersama-sama membentuk kiriman yang pada gilirannya bergabung bersama untuk membentuk proyek parsial yang akhirnya membentuk proyek akhir.
Penggunaan utama WBS adalah sebagai alat perencanaan untuk membantu tim dalam merencanakan dan mengatur ruang lingkup proyek dengan hasil. Ini bertindak sebagai alat untuk memantau dan mengontrol proyek. Berbagai perangkat lunak membantu keberhasilan pembuatan WBS. Itu dibuat sebelum rencana proyek.
Apa itu Rencana Proyek?
Sebuah rencana proyek mendefinisikan secara rinci tujuan dan sasaran, cara mencapainya, sumber daya yang dibutuhkan, jadwal waktu terkait, dan anggaran untuk menyelesaikannya. Ini juga mendefinisikan siapa yang akan bertanggung jawab untuk pekerjaan tertentu. Biasanya terdiri dari daftar sumber daya, rencana risiko, pernyataan kerja, dan jadwal proyek.
Ini memegang peran yang sangat penting dalam keberhasilan penyelesaian proyek apa pun. Ini berisi semua informasi yang diperlukan dan dengan demikian memandu proyek di setiap langkah. Di dalamnya juga disebutkan dengan jelas tugas dan tanggung jawab setiap pemangku kepentingan. Ini membantu dalam mendapatkan kejelasan dan membersihkan proyek dari segala kebingungan yang mungkin timbul di masa depan.
Ini berisi seluruh ruang lingkup proyek yang mencakup hasil, kebutuhan dan masalah bisnis, tujuan, dan pencapaian utama proyek. Pendukung utama dari rencana proyek adalah sebagai berikut:
Ini adalah produk akhir dari semua upaya perencanaan, yang mencakup secara rinci setiap bagian kecil dari proyek. Sebuah rencana proyek yang terdefinisi dengan baik membantu dalam penyelesaian yang sukses dan kelancaran pelaksanaan proyek. Dengan demikian, banyak waktu yang dihabiskan oleh manajer proyek untuk hal yang sama.
Perbedaan Utama Antara WBS dan Rencana Proyek
- Struktur Perincian Kerja pada dasarnya berkaitan dengan proyek secara keseluruhan dan menguraikan proyek menjadi berbagai bagian kecil. Di sisi lain, rencana proyek memberikan detail yang komprehensif tentang masing-masing bagian ini.
- WBS dibuat sebelum rencana proyek. Di sisi lain, rencana proyek selalu dibuat setelah WBS dibuat dan disetujui.
- WBS menunjukkan skala dan biaya keseluruhan proyek sedangkan rencana proyek memberikan skala dan biaya untuk setiap bagian proyek.
- WBS memberikan anggaran untuk keseluruhan proyek dan rencana proyek membantu memastikan bahwa setiap bagian mematuhi hal yang sama.
- WBS adalah alat yang berorientasi pada hasil sedangkan rencana proyek berorientasi pada tindakan.
Kesimpulan
Baik WBS dan rencana proyek membantu dalam memberikan pendekatan ilmiah untuk keberhasilan penyelesaian proyek dan membuatnya hemat biaya. Alat-alat ini memainkan peran penting dalam keberhasilan penanganan proyek. Meskipun secara keliru dianggap sebagai hal yang sama, ada perbedaan yang jelas di antara keduanya.
Dalam WBS, tujuan dari setiap bagian adalah untuk memuat komponen yang dibutuhkan di bagian atas. Dalam rencana proyek, setiap proses perlu dilakukan dalam kerangka waktu yang terbatas dan jika tidak dibuat dengan benar, maka akan berdampak parah pada proyek. Pada dasarnya, fokus utama dari hasil WBS sementara rencana proyek berkaitan dengan tindakan.
